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Raio-X de Governança de PPM

Em cerca de quatro minutos, uma leitura honesta de onde a sua governança de portfólio quebra — e três coisas para fazer nesta semana, sem contratar ninguém. Pendente de confirmação: tempo ainda não cronometrado

O que é o Raio-X de Governança de PPM

O Raio-X de Governança de PPM é um questionário gratuito de 15 perguntas, em cinco dimensões, que devolve uma nota por dimensão e a leitura do que cada nota baixa custa em horas por mês. Roda inteiro no navegador, sem cadastro: nenhuma resposta sai do seu computador.

Ele foi escrito para o coordenador ou head de PMO que precisa de um retrato rápido antes de falar com alguém — inclusive antes de falar comigo. O resultado é o mesmo com ou sem contato: não existe versão “completa” atrás de e-mail.

O que o Raio-X mede

Cinco dimensões, três perguntas cada. As duas primeiras perguntas do formulário são de contexto — número de projetos ativos e horas semanais gastas em consolidação — e não entram na nota: servem para transformar a nota em horas por mês, com os seus números.

Visibilidade de status
Se o status do portfólio existe em algum lugar que não seja a cabeça das pessoas — e quanto trabalho é preciso para chegar até ele.
Confiabilidade do dado
Se o número que vai para a diretoria fecha com o que os gerentes reportam, e se existe regra escrita dizendo o que cada campo significa.
Risco e decisão
Se o risco tem dono e data antes de virar problema, e se a reunião de comitê produz decisão registrada em vez de conversa.
Priorização e capacidade
Se existe critério escrito para o que entra no portfólio, e se alguém sabe quantas pessoas cabem no que já está dentro.
Continuidade e dependência
Se o reporte sobrevive à saída da pessoa que o monta hoje.

Antes de começar

Responda pelo que acontece numa terça-feira comum, não pelo que está no procedimento. As duas coisas são diferentes em quase toda operação, e é a primeira que o resultado mede.

Cada pergunta tem quatro opções, valendo de 0 a 3. O valor está escrito ao lado de cada uma, antes de você responder: você vê a régua inteira enquanto usa o instrumento.

Marcar 0 não é confessar nada. Um Raio-X respondido para cima devolve uma nota bonita que não descreve operação nenhuma — nem serve para levar a lugar nenhum. As respostas 0 são as que produzem as três ações do fim, e são a única parte do resultado que muda alguma coisa na sua semana.

Não existe “não se aplica”. Quando você não souber a resposta, marque 0: não saber é exatamente o que a pergunta está medindo.

Duas perguntas antes das 15. Elas não entram na nota — entram na conta de quanto o seu reporte custa hoje, que aparece no resultado com os seus números, não com médias de mercado.

C1. Quantos projetos ativos existem no seu portfólio hoje?
C2. Quantas horas por semana o seu time gasta produzindo e consolidando o status do portfólio?

Conte o tempo de todo mundo somado — quem coleta, quem monta, quem confere e quem formata o slide.

As 15 perguntas

D1 · Visibilidade de status Se o status do portfólio existe em algum lugar que não seja a cabeça das pessoas — e quanto trabalho é preciso para chegar até ele.

1. Para saber o status real de um projeto hoje, o que você faz?
2. Com que frequência o status consolidado do portfólio fica pronto?
3. Quantas fontes diferentes precisam ser abertas para montar o status consolidado?

D2 · Confiabilidade do dado Se o número que vai para a diretoria fecha com o que os gerentes reportam, e se existe regra escrita dizendo o que cada campo significa.

4. Existe uma definição escrita de “concluído” e de “em risco”, igual para todos os projetos?
5. Quando dois relatórios mostram números diferentes para a mesma coisa, o que acontece?
6. Antes de o número ir para a diretoria, ele passa por alguma checagem definida?

D3 · Risco e decisão Se o risco tem dono e data antes de virar problema, e se a reunião de comitê produz decisão registrada em vez de conversa.

7. Os riscos do portfólio têm dono nomeado e data de revisão?
8. Quando um risco vira problema, quando a diretoria fica sabendo?
9. O que sai de uma reunião de comitê de portfólio?

D4 · Priorização e capacidade Se existe critério escrito para o que entra no portfólio, e se alguém sabe quantas pessoas cabem no que já está dentro.

10. Como um projeto novo entra no portfólio?
11. Você sabe hoje quantas pessoas estão alocadas em cada projeto e qual é a capacidade livre?
12. Quando tudo é prioridade, quem decide o que para?

D5 · Continuidade e dependência Se o reporte sobrevive à saída da pessoa que o monta hoje.

13. Quantas pessoas conseguem produzir o report do portfólio do zero, hoje?
14. Como o processo de reporte está documentado?
15. Se a pessoa que monta o reporte saísse na semana que vem, o que aconteceria?

Como somar

Pronto. O resultado aparece agora, inteiro, nesta tela — nota, as cinco dimensões, o que isso custa em horas e três coisas para fazer nesta semana. Não há e-mail a informar para ver nada disso.

Se você está lendo isto sem JavaScript, ou imprimiu a página, dá para chegar à mesma nota no papel — a régua é a mesma, e ela está publicada de propósito.

  1. Some os três valores de cada dimensão. O total vai de 0 a 9.
  2. Nota da dimensão = (soma ÷ 9) × 100.
  3. Nota geral = (0,7 × média das cinco notas) + (0,3 × menor das cinco notas).
  4. Procure a faixa da sua nota na tabela de níveis abaixo.

nota da dimensão é igual a: soma das três respostas dividida por nove, vezes cem.

nota geral é igual a: zero vírgula sete vezes a média das cinco dimensões, mais zero vírgula três vezes a menor das cinco dimensões.

Faixa Nível A frase que resume O que dói nesse nível
0–25 Reativo “O status existe na cabeça das pessoas.” Você descobre no comitê. Cada pergunta da diretoria vira uma força-tarefa.
26–50 Manual “O status existe, e custa uma semana de trabalho por mês para produzi-lo.” O número chega, mas atrasado e caro. O time de PMO virou um time de consolidação.
51–75 Padronizado “O número é o mesmo em toda fonte. Falta a decisão acontecer em cima dele.” Você tem visibilidade e, ainda assim, o comitê discute o dado em vez de decidir.
76–100 Sustentável “Roda sem depender de uma pessoa.” Pouco. Nesse nível o trabalho é de refino — e este relatório diz isso com todas as letras, em vez de fabricar um problema.

Por que a nota geral não é uma média simples. Uma média simples diz que quatro dimensões boas compensam uma quebrada. Governança não funciona assim. Um portfólio com painel impecável, dado confiável e priorização escrita — e uma única pessoa que sabe produzir o report — não é uma operação de maturidade média. É uma operação frágil que ainda não teve azar.

O que a penalidade faz, num exemplo do próprio modelo. Cinco dimensões em 78, 78, 78, 78 e 11 dão média simples 64,6, que cairia em “Padronizado”. Com o peso de 30% na menor, a nota geral fica em 48,5 — “Manual”. A segunda leitura é a verdadeira. Este exemplo é aritmética do modelo, não o resultado de nenhuma empresa.

Os 70/30 são uma escolha declarada, não uma constante universal. Estão calibrados para que uma dimensão quebrada seja perceptível na nota sem destruir uma operação genuinamente boa, e ficam registrados aqui para poderem ser revistos com dados de uso.

Nenhum número deste relatório vem de fora das suas respostas. Não há “empresas como a sua” em lugar nenhum desta página. As horas do bloco de custo são as que você declarou.

O que o relatório devolve, texto por texto

Isto é o instrumento inteiro, publicado. O relatório não gera frase nenhuma: ele escolhe, entre os textos abaixo, os que correspondem às suas respostas. Publicar a régua é o que separa um diagnóstico de uma adivinhação com aparência de método.

A leitura de cada dimensão, por nível

D1 · Visibilidade de status

Reativo
O status existe na cabeça dos gerentes e é reconstruído a cada pergunta. Toda pergunta da diretoria abre uma coleta, e a resposta chega depois que a pergunta perdeu a validade.
Manual
O status existe, e alguém o monta à mão. Ele está correto no dia em que foi montado e envelhece a partir dali — entre uma consolidação e a seguinte, o número que circula é o da semana passada.
Padronizado
Existe um lugar onde o status vive e uma frequência em que ele fica pronto. O que ainda não existe é confiança para usar o número sem conferir, e a conferência é o custo que sobrou.
Sustentável
O status está pronto quando alguém pergunta, sem ninguém montar. O trabalho aqui deixou de ser produzir o número e passou a ser manter a fonte única à medida que o portfólio cresce.

D2 · Confiabilidade do dado

Reativo
Não existe definição escrita de “concluído” e de “em risco”, então cada gerente responde a uma pergunta diferente. Os totais divergem por construção, e a divergência aparece no pior lugar possível: na frente de quem cobra.
Manual
Existe um combinado, e ele mora na memória das pessoas. O número é corrigido depois que alguém percebe o erro — o que significa que a correção acontece sempre depois da reunião.
Padronizado
A regra está escrita e a fonte é única na maior parte dos casos. Falta o passo de checagem antes do envio: hoje ele depende de sobrar tempo, e quando não sobra, o número vai como saiu.
Sustentável
Definição escrita, fonte única e checagem que acontece sempre. Nesse ponto o risco muda de natureza: passa a ser a regra envelhecer sem ninguém revisar. Vale marcar uma data para revisá-la.

D3 · Risco e decisão

Reativo
Risco não está registrado em lugar nenhum, então ninguém pode ser cobrado por ele. A diretoria fica sabendo quando já virou problema — e nesse momento a conversa é sobre culpa, não sobre decisão.
Manual
Existe uma lista de riscos, e ela é uma anotação: sem dono nomeado e sem data de revisão, ninguém tem a obrigação de olhar para ela antes da próxima reunião.
Padronizado
Os riscos têm dono e o comitê registra decisão. O que escorrega é a data — e risco com dono e sem revisão marcada é risco que ninguém está olhando entre uma reunião e outra.
Sustentável
Existe gatilho de escalonamento, e a decisão sai com dono e prazo. O refino aqui é conferir se a decisão da reunião passada foi mesmo revisada na seguinte: é a parte que afrouxa primeiro.

D4 · Priorização e capacidade

Reativo
O que entra no portfólio é decidido por influência, e nada sai para compensar. O time absorve a diferença em horas até parar de absorver — e o que quebra primeiro é sempre o projeto sem padrinho.
Manual
Existe aprovação, sem critério escrito, o que na prática transfere a decisão para quem argumenta melhor na reunião. Sem saber quem está alocado onde, não é possível dizer “não cabe” com números.
Padronizado
O critério existe e é aplicado quando o volume aperta. A peça que falta é capacidade: sem saber quanto cabe, priorizar vira ordenação de lista, e não decisão sobre o que para.
Sustentável
O critério é aplicado sempre, o que entra desloca algo que sai, e a alocação é revisada junto. O refino é manter a ordem publicada visível fora do comitê, para ser usada quando alguém pedir exceção.

D5 · Continuidade e dependência

Reativo
Uma pessoa monta o reporte, e o processo mora na cabeça dela. Férias, saída ou uma gripe na semana do comitê param o reporte. A operação inteira depende de a agenda de uma pessoa dar certo.
Manual
Duas pessoas conseguem produzir o reporte, mas a parte difícil ainda é de uma só. A documentação que existe está desatualizada, então a segunda pessoa reproduz o que lembra, não o que está escrito.
Padronizado
Mais de uma pessoa produz o reporte de forma independente, e existe um passo a passo. O que ainda não aconteceu é alguém produzir o reporte inteiro seguindo só a documentação — enquanto não for testado, é hipótese.
Sustentável
O reporte sobrevive à saída de quem o construiu, e isso já foi verificado na prática. O refino é manter a documentação viva: ela envelhece na velocidade em que o painel muda.

O que já funciona, por dimensão mais alta

Visibilidade de status
O seu ponto mais forte é visibilidade de status: o status do portfólio existe fora da cabeça das pessoas. É a base sobre a qual as outras quatro se apoiam, e é a mais cara de construir do zero. Ela já está construída.
Confiabilidade do dado
O seu ponto mais forte é confiabilidade do dado: quando o número sai daqui, ele fecha. Isso é o que permite discutir decisão em vez de discutir planilha, e é o que a maioria das operações leva mais tempo para conseguir.
Risco e decisão
O seu ponto mais forte é risco e decisão: risco tem dono, e a reunião produz decisão registrada. É a dimensão que mais depende de disciplina de gente e menos de ferramenta — e ela está funcionando.
Priorização e capacidade
O seu ponto mais forte é priorização e capacidade: existe um critério para o que entra, e ele é usado. É raro, e é o que impede o portfólio de crescer por acúmulo.
Continuidade e dependência
O seu ponto mais forte é continuidade e dependência: o reporte não depende de uma pessoa só. É a dimensão que quase nunca aparece bem em um diagnóstico como este, e é a que mais protege você numa troca de time.
Nenhuma acima de 25
Nenhuma das suas cinco dimensões passou de 25, então eu não vou nomear um ponto forte que não apareceu nas respostas. O que existe de concreto é isto: em quatro minutos você mapeou as cinco, tem a lista na ordem certa, e a dimensão de cima da lista abaixo é por onde começa. Operação nesse estágio costuma melhorar rápido, porque a primeira fonte única e a primeira definição escrita resolvem muita coisa de uma vez.

As 15 ações

Três por dimensão. Toda ação cabe em uma semana, não exige comprar nem instalar nada, e nenhuma delas exige falar comigo.

D1 · Visibilidade de status

  1. Declare a fonte única antes de mexer em qualquer painel. Pegue a lista de projetos que hoje é a mais completa — mesmo que seja uma planilha — e escreva uma linha no canal do time: “a partir de hoje, esta é a lista; o que não estiver aqui não existe para o reporte”. Nada muda de ferramenta nesta semana. Muda quem tem razão quando duas listas divergem, e é essa disputa que consome o seu tempo hoje.
  2. Desligue a fonte mais fraca, uma por semana. Liste tudo que você abre para montar o consolidado e marque a que menos gente atualiza. Combine que o conteúdo dela passa a ser reportado na fonte principal e pare de abri-la. Uma por semana se sustenta; cinco de uma vez volta atrás em quinze dias, e aí ninguém tenta de novo por um ano.
  3. Publique o horário em que o status fica pronto. Escolha um dia e uma hora fixos — terça às 10h, por exemplo — e divulgue a regra: até ali, cada gerente atualiza; a partir dali, o que estiver na fonte é o status, inclusive o que estiver em branco. Isso troca “quando alguém pede” por um prazo, e é a mudança mais barata de implantar deste bloco.

D2 · Confiabilidade do dado

  1. Escreva as duas definições que causam mais discussão: “concluído” e “em risco”. Três linhas cada, no máximo, no mesmo lugar onde o time reporta. Não convoque reunião para isso: escreva a sua versão, mande no canal e peça objeção em 48 horas. Silêncio vira regra, e você acabou de sair de zero definição escrita para duas.
  2. Reconcilie uma divergência até o fim, uma vez, com o time olhando. Escolha a última vez em que dois relatórios não bateram e reconstrua os dois caminhos até o dado de origem. Anote em que ponto exato eles se separaram. Quase sempre é um filtro, uma data de corte ou um status grafado de duas formas — e a mesma causa está por trás das outras divergências que você ainda nem descobriu.
  3. Monte a checagem de cinco itens e cole no topo do documento de reporte. A data de corte está declarada? O total de projetos bate com a lista oficial? Algum campo obrigatório está vazio? Algum status está fora da lista permitida? O número mudou desde a semana passada e alguém sabe dizer por quê? Três minutos por ciclo, e é o que separa “vai como saiu” de uma checagem que existe.

D3 · Risco e decisão

  1. Dê dono e data aos cinco riscos que já existem. Não crie registro novo nesta semana: pegue a lista que existe, mesmo que seja um slide, fique com os cinco que você levaria à diretoria e escreva ao lado de cada um um nome de pessoa e uma data de revisão. Risco sem nome e sem data é anotação — e o conserto são duas colunas.
  2. Escreva o gatilho de escalonamento em uma frase e publique-a. Algo como: “risco acima de [o valor que importa no seu portfólio], ou com decisão necessária em menos de [os dias que fazem sentido aqui], vai para a diretoria na mesma semana, por e-mail, sem esperar comitê”. O que faz o risco chegar tarde não é desatenção: é não existir regra que autorize alguém a passar por cima da agenda.
  3. Termine o próximo comitê cinco minutos mais cedo, lendo as decisões em voz alta. Antes de encerrar, leia cada decisão com dono e prazo e pergunte se está certo. Registre no mesmo lugar onde a próxima reunião vai começar, e abra a reunião seguinte por essa lista. É o que transforma ata em decisão — e custa cinco minutos, não um processo novo.

D4 · Priorização e capacidade

  1. Escreva os três critérios que você já usa de fato. Você já decide o que entra: quase sempre por sponsor, por data regulatória, por dependência de outro projeto ou por custo evitado. Escreva os três que mais pesam, em ordem, em uma página. Critério escrito não é burocracia nova: é tornar visível o que já acontece, e é o que permite dizer não sem que vire discussão pessoal.
  2. Levante quem está em quê, com uma coluna só: dias por semana. Uma tabela com pessoa, projeto e dias por semana, preenchida por estimativa dos próprios gerentes numa tarde. Não precisa de ferramenta de capacidade e não precisa estar certa na primeira versão. Quem aparecer somando mais de cinco dias é a sua resposta pronta para “por que tudo atrasa”.
  3. Leve ao comitê uma decisão de parar, não uma de priorizar. Escolha o projeto mais parado da lista e proponha pausá-lo explicitamente, com a data em que ele volta a ser avaliado. Portfólio só passa a ter prioridade real no dia em que alguma coisa para; enquanto tudo segue mais devagar, a ordem da lista é decorativa.

D5 · Continuidade e dependência

  1. Grave a próxima montagem do report. Peça a quem monta para compartilhar a tela e narrar em voz alta enquanto faz. Quarenta minutos, uma vez, com o arquivo salvo onde o time inteiro acessa. Isso é documentação mínima viável, e ela passa a existir nesta semana.
  2. Troque a mão que monta. No próximo ciclo, uma segunda pessoa conduz e a primeira só observa, sem tocar no teclado. Tudo que travar é a sua lista de documentação, já na ordem de prioridade certa — ela se escreve sozinha, e sai mais honesta do que qualquer manual escrito de memória.
  3. Tire as três chaves do bolso de uma pessoa. Liste as fontes que só uma pessoa sabe abrir — o link, a credencial, o filtro salvo, a consulta — e coloque as três num lugar que o time inteiro acessa. Quase sempre são três, e quase sempre levam vinte minutos.

O que você recebe no fim

O relatório inteiro aparece na tela, de graça, antes de eu pedir qualquer coisa. Ele tem:

  • a nota geral e o nível, com a frase que resume aquele nível;
  • a nota de cada uma das cinco dimensões, na mesma escala, para você ver qual está embaixo;
  • a conta do que isso custa em horas por mês — calculada com as horas que você declarou nas duas perguntas de contexto, não com média de mercado;
  • o que já funciona na sua operação, escrito com todas as letras. Um diagnóstico que só aponta defeito é vendedor disfarçado de instrumento;
  • três ações para esta semana, escolhidas pela sua dimensão mais fraca, todas executáveis pelo seu time sem contratar ninguém e sem comprar nada;
  • a memória de cálculo, aberta, com a fórmula e o motivo dos pesos.

Dá para imprimir ou salvar em PDF direto do navegador.

Por que é grátis, e o que eu faço com as suas respostas

É grátis porque, depois de construído, ele não me custa nada: não há servidor meu no meio e não há ninguém do outro lado analisando o seu caso. O que ele me traz é a conversa com quem já viu o próprio retrato e decidiu que quer falar sobre ele.

Sobre as respostas, o compromisso é verificável, não é declaração de boa intenção:

Pergunta Resposta
As respostas saem do meu navegador? Não. O cálculo acontece no seu computador
Preciso me cadastrar? Não. Não há login, não há e-mail obrigatório e não há cookie de rastreamento na ferramenta
Você vê o meu resultado? Só se você clicar no botão para me enviar. Até lá, eu não tenho como ver
Dá para conferir isso? Abra a aba Network do navegador antes de começar. Não há requisição até o clique de envio
E se eu fechar a aba? Suas respostas ficam no navegador e você retoma de onde parou. Ninguém mais tem acesso a elas

Para quem o Raio-X não serve

Dizer isto antes economiza o seu tempo e o meu. É melhor do que você gastar quatro minutos e receber um retrato que não descreve nada.

  • Portfólio com menos de cinco projetos

    Abaixo disso a planilha realmente resolve, e o Raio-X vai devolver uma nota baixa que não significa problema nenhum.

  • Quem não tem ritual de reporte

    Três das cinco dimensões medem o que acontece entre o dado e o comitê. Sem comitê, steering ou reunião periódica de portfólio, elas medem vazio.

  • Quem quer uma nota para levar à diretoria

    Isto não é avaliação de maturidade contra modelo de mercado, não tem selo e não vale como certificação. É um instrumento de trabalho.

  • Quem vai responder pelo procedimento em vez de pela terça-feira comum

    Um Raio-X respondido para cima devolve uma nota bonita que não descreve operação nenhuma.

Perguntas frequentes

Preciso ter Microsoft 365 para fazer o Raio-X?

Não. As 15 perguntas são sobre prática de governança, não sobre ferramenta. Nenhuma delas cita produto. O Microsoft 365 aparece depois, se você quiser saber o que dá para montar com as licenças que já tem.

Quanto tempo leva de verdade?

Cerca de quatro minutos, respondendo direto. Não há como salvar e retomar em outro dispositivo, porque nada é enviado para lugar nenhum — mas dá para fechar a aba e voltar no mesmo navegador.

Posso fazer pelo celular?

Pode. Uma pergunta por tela, com as quatro opções em alvos grandes. O relatório final também lê bem no celular, e a impressão em PDF funciona igual.

Meu time pode responder junto?

Pode, e costuma ser mais útil: responder sozinho mede a sua percepção; responder com o time mede a operação. Se as respostas divergirem muito entre as pessoas, a divergência já é o achado — e quase sempre aponta para a dimensão de confiabilidade do dado.

O resultado é o mesmo se eu não deixar meu e-mail?

É idêntico. O relatório completo aparece antes do pedido de e-mail, e o pedido é um botão que você pode ignorar. Não existe versão premium.

Isso é o mesmo que o Diagnóstico de Governança de PPM?

Não, e a diferença é grande. O Raio-X é um autodiagnóstico automático de quatro minutos, sem ninguém do outro lado. O Diagnóstico de Governança de PPM é um engajamento pago de 2 a 3 semanas em que eu olho as suas fontes de dado, reproduzo as divergências e entrego cinco documentos com critério de aceite escrito antes de começar.

O que dá para montar com as licenças que você já tem está em PPM no Microsoft 365, e o engajamento pago é o Diagnóstico de Governança de PPM.

O próximo passo

Se você já sabe onde dói e prefere pular a etapa, agende 30 minutos. Você me conta o problema e eu digo se é meu ou não é. Se a resposta certa for “resolvam internamente”, é isso que eu digo.